個人事業主の経費として落とせるものと領収書のもらい方

会社員から個人事業主になると、年末調整というのがなくなります。その代わりに、自分自身で確定申告を行い、納税する必要があります。

確定申告とは、1年間の所得がいくらだったのかを税務署に申告するためのものです。

所得とは、売上から経費を差し引いた金額です。ですから、売上を管理するのはもちろんですが、経費についても自分自身でしっかり管理することが重要になります。

ただ、はじめて確定申告する人にとっては、「経費」という概念がいまいち理解できていない人もいるはずです。

今回は、個人事業主の経費として認められる項目と、その際に必要となる領収書のもらい方についての解説になります。

個人事業主の所得は売上と経費から算出する

個人事業主というのは、法人(株式会社など)を立ち上げずに、個人で事業をする人のことです。馴染みのある言葉では、自営業やフリーランスなどとも呼ばれ、これも個人事業主に変わりはありません。

個人事業主の事業年度は、1月1日から12月31日と決められています。ですから、その1年間の売上と経費を集計し、所得を割り出したうえで確定申告書を提出します。

これが、いわゆる確定申告です。つまり、簡単に言うと「去年の所得は○○万円ありましたよ~」と税務署に申告することです。それにより、所得税や住民税、国民健康保険料などの税額が決定します。

節税の基本は経費を増やすこと

当然ながら、所得が増えれば税金も高くなります。したがって、できるだけ納める税金を少なくするには、所得を縮小する必要があります。

売上を下げれば必然的に所得は減らせるため、税金も減ります。

しかし、個人事業主として稼いでいるわけですから、「いかに稼ぎを増やすか」というのは最も重要な課題でもあります。そもそも、税金を少なくするために稼ぎを減らすというのは、個人事業主にとっては本末転倒な考え方です。

したがって、売上は増やすという前提のもと、所得を縮小する考え方が必要です。

そこでポイントになるのが、経費です。

所得とは、「売上から経費を差し引いた金額」です。ですから、経費を増やせば、必然的に所得を縮小することができます。

つまり、個人事業主として節税を考えるときは、いかに経費を計上するかがポイントになるのです。

とても基本的な考え方ですが、はじめて確定申告する人にとっては馴染みのないことなので、しっかり腑に落としておきましょう。

経費とは何か?

それでは、本題に入ります。

経費とは、一体何なのか。どういった費用が経費として認められ、計上できるのか。その点についてしっかり理解しておきましょう。

経費とは、「事業を営むうえで欠かせない費用」のことです。事業に直接関係するもの、あるいは関連するものは経費として考えることができます。

ただし、個人事業主本人が経費として判断しても、客観的に経費として認めれるものでなければいけません。これは事業との関連性だけではなく、経費として計上する金額も妥当もしくは適性を見なされる必要があります。

個人事業主の経費として落とせないもの

したがって、使ったお金のなかには、当然経費として認められないものもあります。

一番わかりやすいのは、個人の生活における出費です。たとえば、普段の食費や雑費などは事業と関わりがないと考えられるため、経費にすることはできません。

つまり、

  • 事業のための支出は経費になり、
  • それ以外の支出は経費にはなりません。

この基本的な考え方を押さえておく必要があります。

家事関連費とは?

しかしながら、経費と個人的な支出のどちらに該当するのか、曖昧な費用もあるかと思います。

たとえば、家賃や携帯電話料金、ネット通信費、水道光熱費など、仕事とプライベードのどちらでも使っている場合、経費として算入できるのかが疑問になります。

これを「家事関連費」といい、どの程度事業に使っているのか、その割合に応じて経費として計上することが可能です。

たとえば、家賃の場合、事務所として自宅面積の何割を使用しているのか。事務所が3分の1程度の広さであれば、家賃の3分の1は経費として考えるのが妥当です。

このように、家事関連費においては、事業使用分と家事使用分の割合を考えつつ、経費計上することが可能です。

自動車の費用は経費として認められるのか

また、家賃などのほかに、自動車における費用も気になるポイントです。

たとえば、300万円の自動車を買ったとします。一般的には、車を買ったらその後数年に渡って乗り続けることになるはずです。つまり、資産としての価値が数年続くという考え方です。

これを減価償却といいます。耐用年数は資産によって異なりますが、自動車の場合は4~6年になります。したがって、4~6年間に分割して自動車の購入費用を計上していく必要があるのです。

ただし、その車を仕事で使うこともあれば、プライベートで使うこともあるはずです。ですから、購入費用が全額経費として認められるのではなく、仕事で使っている割合も考慮して経費計上することになります。

同様に、駐車場代やガソリン代、保険料、自動車税、メンテナンス費用なども、仕事とプライベートの使用割合に応じて按分し、そのうえで経費計上しましょう。

経費計上は領収書をもらうことから始めよう

ここまでは経費の概念について解説しました。

ただ大前提として、経費を使ったことを証明するためのものが必要です。それが「領収書」です。

たとえば、業務用にパソコンを買った場合、会計時に領収書をもらうようにします。そうすることで、購入費用を経費として計上できます。

その際、領収書をもらわないと、本当に購入したのか証明することができません。仮にこれでもオッケーとしてしまうと、実際には使っていない架空経費でも認められることになってしまいます。

ですから、経費計上するための基本は、領収書をもらうことです。

さらに、領収書をもらうときは、次の内容が書かれていることも確認しましょう。

  • 宛名(個人事業主の場合は名字でオッケー)
  • 領収日(発行日)
  • 金額
  • 商品やサービス内容
  • 発行側の名前、住所、電話番号
  • 押印

これらの情報は、「あなたがいつ何にいくら使ったのか」を証明するためのものです。もらった領収書の内容だけでは十分でないと思う場合は、領収書をもらったあとに自分で詳細を手書きしても構いません。

要するに、事業に必要な支出だったということをきちんと証明できれば良いのです。

領収書をもらうことは、経費計上の基本です。これがないと所得を縮小しようがないので、お金を使ったら、その都度領収書をもらう癖をつけておきましょう。

おわりに

今回は、確定申告における経費の考え方について、基本的なことを説明しました。

経費を増やせば、それだけ所得を縮小できるので、結果、税金も減らせます。

ただし、何でもかんでも購入して経費を増やせばいいというものでもありません。経費を増やせば当然手元のお金は減りますから、単純に考えて貯金も確実に減ります。

したがって、どれだけ経費としてお金を使い、どれだけ手元に残しておくのか、そのバランスも非常に重要になります。

とはいえ、はじめて確定申告する人にとって、そのバランス感覚というのはなかなか分かりづらいものがあります。

ですから、初めての年は、取り上げず事業に必要なものはしっかり購入し、経費を計上しましょう。そのうえで、どの程度の税金がかかるのか、身をもって体験してみるべきです。

そうするうちに、「もうちょっと経費を増やしてもいいな」とか、「あまり使いすぎると、手元にお金が残らないな」といった感覚がつかめてくると思います。

いずれにしても、どの程度経費として計上するかは、バランスが重要です。それを踏まえて、どういったことに経費を使うのかを良く考えてみましょう。